La inscripción de los hechos y actos relacionados con el estado civil de las personas, no eran antes, como hoy. Con frecuencia se incurría en inexactitudes en los asientos de inscripción o en las certificaciones que se emitían, originalmente responsabilidad de los escribientes que acopiaban y emitían todo tipo de informaciones de forma escrita, y durante años padecieron y aún padecen de las desventajas de un sistema esencialmente manual. Sin embargo, no son estas las únicas causas que conllevaron a la existencia de errores: desconocimiento de las normas que lo regulaban; ignorancia del o los declarantes; la no obligatoriedad de las inscripciones; anotaciones realizadas en los libros sin cumplir con los requisitos que se establecían para ello ya sea de manera negligente o intencional que implican verdadera falsedad en documento público. Algunas de ellas aún subsisten en la actualidad,
Entre las funciones atribuidas a los registradores civiles, se encuentra la prevista en el inciso d) del artículo 27 de la Ley 51, que los faculta para subsanar los errores u omisiones materiales en las inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción. Como lo indica ese precepto legal, solamente el registrador puede subsanar aquellos errores que son calificados como materiales y se encuentran definidos en el artículo 163 del Reglamento registral, siendo premisa indispensable para su calificación, que no conlleven una alteración sustancial del hecho o el acto que se registró. Existen otros errores cometidos al momento de la transcripción, que el registrador, subsana de oficio sin necesidad de confeccionar expediente.
En todas las unidades registrales del país, se presta este tipo de servicio y no necesariamente hay que realizar la solicitud de subsanación, en la unidad registral donde se encuentre el asiento con error, pues también puede instarse en la oficina registral correspondiente al domicilio del promovente, entendiéndose que toda persona que acredite tener un interés legítimo, puede promover la subsanación de errores en las unidades registrales, por lo que no resulta necesario que siempre tenga que presuponer la existencia de un vínculo filiatorio con la persona de quien se trate la subsanación, aunque sí es imprescindible la presencia por sí o por representación, acreditando esta última según corresponda.
Cuando la subsanación de error se promueve en una unidad registral en la que no se encuentra la inscripción a subsanar, es imprescindible que el registrador ejecute correctamente las acciones que de esto se deriva, pues su ágil, eficiente y responsable actuación es lo que permitirá que esa información llegue al Registro correspondiente y se anote la modificación que se dispuso, teniendo así plenos efectos jurídicos. No obstante, luego de autorizada la subsanación, el registrador debe expedir una nueva certificación en la que se haga constar la referencia a las modificaciones realizadas, lo que permitirá dejar constancia documental de que el asiento de inscripción fue rectificado, pues durante el tiempo que transcurre entre el momento en que se dicta la resolución autorizante y aquel en que se consigna la nota marginal (especialmente cuando se trata de una oficina registral distante), habrá una discordancia entre uno y otro documento, que solo puede ser verificada a través de dicha nota.
Todo registrador se encuentra en la obligación de recibir la solicitud y los documentos que se acompañan, resultando inadmisible su denegación de manera verbal, y una vez analizado el caso en concreto, mediante resolución, expresa la decisión a tomar. Para determinar si el error es material o sustancial, el registrador debe tener en cuenta las circunstancias concurrentes en su comisión, el valor de las pruebas aportadas, el sentido común y la verdad. No se puede realizar el mismo análisis cuando estamos frente a una inscripción de nacimiento que cuando se trata de un asiento de matrimonio o defunción, ya que atendiendo al principio de prioridad, la primera inscripción en el tiempo tendrá primacía sobre las sucesivas. Por otra parte, debe tenerse presente, que en ocasiones varios errores u omisiones que por separado pueden considerarse como materiales, valorados en su conjunto podrían calificarse como sustanciales al cambiar la identidad de la persona inscripta.
El expediente de subsanación se integrará con el escrito de solicitud, la certificación en que consten los errores u omisiones a subsanar y los documentos probatorios que justifiquen la pretensión del interesado, y pueden ser certificaciones de nacimiento, certificación de matrimonio, certificación de ciudadanía, o cualquier otro documento oficial que, a juicio del registrador, constituya prueba suficiente. Como las personas no conocen en todos los casos qué tipo de documento deben aportar, el registrador tiene la obligación de indicarlos y asesorarlos. Al respecto, el Reglamento de la ley registral, establece que el registrador podrá expedir de oficio las certificaciones que consten en los libros bajo su custodia y lo que obre en la base de datos del sistema informatizado, lo que implicaría simplificar la gestión que tienen que realizar los usuarios.
Contra lo que disponen los registradores del estado civil, se puede establecer Recurso de Alzada ante el Director Provincial de Justicia y en caso de encontrarse inconforme con el pronunciamiento de este, se podrá establecer Recurso de Apelación ante el Director de Registros Públicos del Ministerio de Justicia, mediante escrito fundamentado, en el que se hagan constar los motivos de la inconformidad.
Queda aún por perfeccionar el trabajo de las unidades registrales. En ocasiones no se cuenta con el personal capacitado para asumir tan importante labor, en otras, ha faltado el compromiso con el papel que desempeña, lo que ha empañado la imagen de nuestros registros civiles. Abogamos porque nuestros registradores sean capaces de tomar las decisiones, basados en la legalidad, la racionalidad y el conocimiento pleno de las normas, que permitan que las personas no queden en estado de indefensión por decisiones incorrectas o arbitrarias. … se impone una profunda reflexión en torno al tema de las subsanaciones, no sólo desde el punto de vista institucional sino desde lo más interno de cada funcionario como ser humano, en quien el Estado ha delegado la potestad administrativa para resolver problemas, no para crearlos; para asesorar a los clientes, no para maltratarlos; para buscar soluciones inteligentes a sus pretensiones dentro del marco de la legalidad y en concordancia con la política trazada por la máxima dirección del país en aras de garantizar la implementación del Lineamiento 142 de la política del Estado y la Revolución, dirigido a elevar la calidad en la prestación de los servicios a la población…
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