La subsanación de errores sustanciales no compete a los Registros del Estado Civil, estos procesos se sustanciarán por la vía judicial. Recibida en la oficina registral la sentencia o auto dictado por el tribunal correspondiente, se extenderá la anotación marginal pertinente o se practicará un nuevo asiento en dependencia de lo dispuesto por el órgano jurisdiccional. En éste último caso, al margen de la nueva inscripción y de la anterior, se consignarán notas de mutua referencia.
Este precepto se complementa con lo dispuesto en el artículo 48 del Reglamento, “que previamente el registrador lo declare como sustancial mediante la correspondiente resolución fundada”.
En el artículo 27 del Reglamento de la ley del registro del estado civil se regulan los deberes, atribuciones y funciones del registrador del estado civil y dentro de ellos se destaca:
a) Tomar declaraciones, recibir solicitudes y documentos concernientes al estado civil, y si tuviere dudas exigir o comprobar la veracidad o autenticidad de las declaraciones, solicitudes y documentos que se formulen o presenten.
El registrador se encuentra en la obligación de recibir todas las solicitudes, documentos concernientes al estado civil y pruebas que le sean presentados así como calificarlos. La acción de calificación presupone un análisis detallado de los mismos con la finalidad de determinar su autenticidad y legalidad, por lo que no podrá rechazarlos de forma verbal en caso de advertir imperfecciones o no considerarlos suficientes, sino a través de la correspondiente providencia o resolución, según proceda, en los que expresará las razones de su decisión y la fundamentación legal que la ampara.
El artículo 54 de la Resolución No. 157, Reglamento de la ley del registro del estado civil, regula que se entenderá como comparecientes a las personas que, de conformidad con la Ley y este reglamento, están obligadas a declarar ante el registrador o promueven asuntos relacionados con los hechos o actos del estado civil de las personas. Su presencia por sí o por representación, es obligatoria en el acto registral de que se trate.
El compareciente es la persona que se presenta ante el registrador con la finalidad de declarar o promover asuntos concernientes al estado civil. Dentro de la legislación registral se emplean indistintamente y como sinónimos los términos comparecientes, parte interesada e interesado pero, en definitiva, todos se refieren al individuo que ostenta un interés legítimo en determinado asunto y, por tanto, está facultado para intervenir en él, siendo su presencia obligatoria en el acto de que se trate
Pueden promover expedientes de subsanación de errores u omisiones registrales los:
- Mayores de 18 años de edad.
- Padres en representación de sus hijos menores de edad.
- Abogados en representación de las personas naturales (copia del convenio).
- Apoderados en representación de los interesados (copia del Poder notarial).
El artículo 55 presupone que la representación ante el registrador podrá ser legal o voluntaria. El registrador exigirá el documento que acredite la representación legal de los comparecientes. La representación voluntaria se acreditará con la copia del poder de representación
La aplicación del artículo precedente ha suscitado dudas entre los registradores motivadas fundamentalmente por su falta de preparación jurídica y, no pocas desavenencias, con los abogados de Bufetes Colectivos que, amparados en las facultades que le han sido otorgadas para subsanar un determinado asiento de inscripción, han pretendido hacerlas extensivas al resto de las inscripciones relativas a los ascendientes, descendientes o colaterales en los trámites de declaratorias de herederos.
Por su parte se recoge en el artículo 59 que en los documentos registrales se consignarán el o los nombres y apellidos de los comparecientes, el carácter con que concurren, el número de identidad permanente, ciudadanía, lugar de nacimiento, edad, ocupación, vecindad, cualquier otra circunstancia del estado civil que para el acto se requiera y en su caso, los fundamentos de la solicitud.
Son incapaces para comparecer en los actos que autoriza el registrador, según el artículo 61 los menores de 18 años de edad, excepto en los casos que la ley lo autorice; los incapacitados judicialmente para el acto de que se trate y los que la ley determine en relación con un acto en particular.
El registrador del estado civil está en la obligación de apreciar la capacidad de los comparecientes previo a la realización del acto. En este sentido cabe señalar, que la capacidad de obrar es la aptitud de la persona para poder realizar actos con plena eficacia jurídica y, sólo la tienen completamente, los mayores de 18 años de edad.
El artículo 29 del Código Civil regula que la plena capacidad para ejercer los derechos y realizar actos jurídicos se adquiere por arribar a la mayoría de edad, que comienza a los 18 años cumplidos y por matrimonio del menor. No obstante, la ley puede establecer otras edades para realizar determinados actos.