El ejercicio de la función notarial en Cuba data desde el año 1873, de tal suerte exhibe hoy más de 135 años de existencia.
La legislación notarial comprende:
- Ley No. 50 “De las Notarías Estatales”, vigente desde el primero de junio de 1985 (Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición Ordinaria No. 3 de primero de marzo de 1985, págs. 49-53);
- Reglamento de la Ley contenido en la Resolución No. 70/1992 de 9 de junio, del Ministro de Justicia (Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición Extraordinaria No. 4 de nueve de junio de 1992, págs. 9-18);
- Resoluciones No. 130/1998 y 201/1999, ambas del Ministro de Justicia que establecen las tarifas notariales,
- Resolución No. 19/2002, del Ministro de Justicia, reguladora de los términos para la prestación del servicio,
- Código de Ética del Notariado Cubano, de 28 de noviembre del 2000, y
- Normas complementarias: Dictámenes e indicaciones metodológicas de la Dirección de Notarías del Ministerio de Justicia.
El Notario se subordina al Ministerio de Justicia que ejerce la dirección técnica, normativa, metodológica y de control de dicha actividad; y a las direcciones provinciales de Justicia de los órganos locales del Poder Popular y la del Municipio Especial Isla de la Juventud, en sus correspondientes territorios, que ejercen administrativamente, entre otras atribuciones, la dirección del trabajo de los servicios que prestan las unidades notariales, incluyendo el nombramiento del Notario, de su personal administrativo y de servicio, garantizan los recursos, coadyuvan al control y capacitación, e informan al Ministerio de Justicia de sus resultados.
EL NOTARIO: UN PROFESIONAL GARANTE DE LA PAZ SOCIAL
- El Notario es un profesional del derecho y un funcionario público nombrado por el Estado para conferir autenticidad a los actos jurídicos, hechos, o circunstancias contenidos en los documentos que autentica.
- Redacta y autoriza escrituras públicas y actas, se encarga de la custodia y de la conservación de los originales en el protocolo a su cargo, para garantizar su perdurabilidad en el tiempo, los reproduce a través de las copias, que concuerdan con ellos, para su circulación en el tráfico jurídico. Los documentos notariales son parte de la memoria de una nación.
- El Notario actúa solo cuando se le requiere por las personas naturales y jurídicas.
- El Notario es imparcial solo debe obediencia a la ley, responde por la redacción y autenticación de sus documentos.
- El Notario es un juez de paz, actúa en la esfera extrajudicial, esto significa que debe existir plena conformidad entre las partes o comparecientes que requieren de sus servicios. Se abstiene cuando hay diferencias o litigio.
- Asesora y aconseja indistintamente a los que requieren de sus servicios. Es un consejero jurídico.
- La misión de servicio público que le es confiada garantiza una igualdad de tratamiento y de acceso a todos los clientes. Sirve al Estado y a los ciudadanos.
- El Notario está obligado a guardar secreto profesional.
- El Notario, en la redacción de los documentos, interpreta la voluntad de las partes y adecua la misma a las exigencias legales, da fe de la identidad y califica la capacidad y legitimación de los otorgantes en relación con el acto o negocio jurídico concreto que pretenden realizar. Controla la legalidad y se asegura de que la voluntad de las partes sea libremente declarada.
- El Notario, al colocar su firma y sello, confiere al acto o contrato, su carácter auténtico.
Requisitos para ejercer como Notario
- Ser ciudadano cubano
- Ser Doctor o Licenciado en Derecho
- Poseer buenas condiciones morales y gozar de buen concepto público.
- Estar habilitado por el Ministerio de Justicia, luego de haber demostrado su pericia y capacidad profesional para el ejercicio de la función tras aprobar los exámenes teórico y práctico con más 85 puntos.
El sistema de acceso es muy selectivo, culmina con el nombramiento por parte del Director Provincial de Justicia o el Ministro de Justicia, según proceda, a través de una resolución donde se determina su competencia -provincial o municipal- y en casos especiales, nacional. Finalmente toma posesión del cargo, acto mediante el cual el notario presta juramento por escrito de observar y hacer cumplir la Constitución, las leyes y demás normas jurídicas y de cumplir de manera cabal las obligaciones que le vienen impuestas por el cargo para el cual ha sido nombrado.
EL NOTARIO REPRESENTA PARA EL ESTADO Y LOS CIUDADANOS UN ESPACIO DE SEGURIDAD JURÍDICA DONDE PRIMA EL ESTADO DE DERECHO
ARTÍCULO 10 de la Ley de las Notarías Estatales.- El Notario tiene las funciones y obligaciones siguientes:
a) dar fe de los actos jurídicos en que la ley exige la formalización o autorización notarial y de aquellos en que las partes así lo soliciten;
b) dar fe de hechos, actos o circunstancias de relevancia jurídica de los que se deriven o declaren derechos o intereses legítimos para las personas o de cualquier otro acto de declaración lícita;
c) conocer, tramitar y resolver los asuntos de jurisdicción voluntaria, sucesorios de declaratoria de herederos y de divorcio de conformidad con la ley.
d) calificar la legalidad del acto jurídico, así como de los hechos, actos o circunstancias contenidos en el documento notarial de que se trate, cerciorándose de que éstos se ajusten a los requisitos exigidos para su autorización;
e) emitir juicios sobre el conocimiento y capacidad de los comparecientes en el documento notarial de que se trate;
f) dar fe de los protestos, requerimientos, notificaciones y legalizaciones;
g) protocolizar toda clase de documentos públicos o privados;
h) recibir en depósito documentos mercantiles u otros, objetos, valores o bienes muebles, como prenda de contrato o para su custodia;
i) dar fe de la vigencia de leyes nacionales para que surtan efecto en el extranjero y de traducciones del idioma español a cualquier otro idioma extranjero y viceversa; o de las que hiciere si conociere el idioma extranjero;
j) dar fe de la existencia de personas u objetos;
k) expedir copias literales o parciales de los instrumentos que obren en los protocolos y archivos de la notaría a su cargo;
l) autorizar actas de testimonio, literal o en relación, por exhibición de documentos que se le presenten a ese objeto o que se encuentren en archivos a los que se autorice su acceso;
m) autorizar la formalización de matrimonios;
n) asesorar a las personas naturales o jurídicas que requieran sus servicios a quienes instruye sobre sus derechos y los medios jurídicos para el logro de sus fines, esclarece las dudas y advierte del alcance jurídico de las manifestaciones que formulen en el documento notarial de que se trate;
o) subsanar, de conformidad con el Reglamento de esta Ley, los errores u omisiones en los documentos notariales siempre que éstos no constituyan causa de nulidad o alteren sustancialmente la identidad de los comparecientes en el documento de que se trate;
p) mantener la discreción necesaria en la tramitación de los asuntos de que conozca, excepto en aquellos que, por su carácter público, pueden ser objeto de información y exhibición de conformidad con lo dispuesto en la ley;
q) hacer las advertencias previstas en la ley al momento de autorizar el documento notarial de que se trate;
r) organizar, dirigir, administrar y controlar técnicamente la actividad de la notaría a su cargo;
s) aplicar la tarifa notarial vigente;
t) informar de su gestión a la autoridad superior competente;
u) cumplir las demás atribuciones que legalmente le correspondan.
¿Qué documentos redacta el Notario?
- ESCRITURAS: Contienen actos jurídicos, contratos o manifestaciones de voluntad tales como: Testamentos; Aceptación de herencias; Adjudicación de bienes; Contratos de compraventa, de donación y de permuta de viviendas, solares yermos, vehículos, bienes funerarios y otros bienes de propiedad personal; Divorcios por mutuo acuerdo, Liquidaciones de la comunidad matrimonial de bienes; Matrimonios, Autorizaciones para obtener o actualizar pasaportes de menores de edad o incapacitados judicialmente; Poderes Especiales o Generales, Divisiones o Unificaciones de Vivienda; Constitución de Cooperativas no agropecuarias.
- ACTAS: Contienen actos, hechos o circunstancias con relevancia jurídica tales como: Declaraciones Juradas, actas de requerimiento, de notificación, de protesto de letras de cambio; de protocolización de documentos públicos o privados, de información a perpetua memoria; sucesorios de declaración de herederos, de notoriedad, de subsanación de errores y omisiones.
- Otros documentos tales como: Autenticación de firmas, habilitación de libros, vigencia de leyes nacionales, testimonios por exhibición, y cotejo de documentos en los que la ley permita su cotejo notarial.
Ventajas de los documentos notariales frente a los documentos privados:
- Se ajustan a la ley porque el Notario controla y garantiza su legalidad, verifica los elementos jurídicos del acto de que se trate, informa y asesora a los clientes de las normas aplicables; el documento autenticado tiene valor de ley entre los que lo firman.
- Son eficaces porque están revestidos de valor probatorio, es decir, la presunción de exactitud de los elementos constatados, afirmados y comprobados por el Notario que excluyen la intervención judicial.
- Constan en ellos fehacientemente la fecha de la celebración del acto, la identidad y la firma de las partes, garantizándose la transparencia.
- Son seguros al conservarse los originales en el protocolo del Notario.
- La escritura pública está revestida de fuerza ejecutiva lo que significa que se le confiere el valor de una sentencia judicial definitiva.
- Proporcionan al Estado información para la percepción de los impuestos.
- Acceden a los registros públicos.
Formas en que se concurre ante el Notario
Las personas interesadas pueden comparecer ante notario: por sí (cuando hacen presencia física) o por representación.
La representación puede ser:
Ø Voluntaria: Cuando una persona comparece, exhibiendo un poder otorgado por otra.
Ø Legal: Cuando nace por disposición de ley (padres en representación de sus hijos, menores de edad, sujetos a patria potestad, o si se representa a menores de edad o mayores, sujetos a tutela por la persona designada tutor).
Ø Orgánica: Se verifica en las personas jurídicas, digamos, la representación de una empresa estatal o el propio Estado.
Si bien las personas pueden comparecer ante notario libremente, hay procesos que requieren de representación letrada, como el proceso sucesorio de declaratoria de herederos, por lo que el interesado debe contratar los servicios de un abogado, adscrito a la Organización Nacional de Bufetes Colectivos.